Cara Menghindari Double Record (data yang sama) dalam Excel

Data yang sama dalam bentuk angka ataupun huruf sudah biasa di mx excel, namun hal itu tidak berlaku buat data-data yang memang di peruntutkan hanya satu di setiap lembar kerja ms excel. misalnya dalam ; nomor induk siswa, kode pegawai, nomor KTP, dan beberapa contoh lain yang pada intinya menjadikan pembeda /primary key dari data-data lain yang sudah ada. Untuk menghindari double record (pengulangan data yang sama) dalam microsoft excel sebenarnya ada beberapa cara yang diantaranya :

Cara Pertama

Dengan cara ini rekan bisa memfilter data dalam satu kolom ke bawah misal rekan ingin menghindari double record pada kolom B, maka rumus yang digunakan adalah =COUNTIF($B:$B;B4)=1
Detail caranya :

1.        Buka ms excel, kemudian pilih tab menu Data >> Data Validation, tunggu beberapa saat hingga muncul kotak dialog seperti berikut

2.        Pilih Custom pada pilihan Allow, dan ketikkan rumus =COUNTIF($B:$B;B4)=1 pada pilihan Formula

3.        Klik tombol OK, dan dan tarik dari file yang pertama kebawah hingga kolom terakhir yang diinginkan, dan silahkan coba ketikkan data yang sama pada kolom B jika berhasil maka akan tidak bisa di inputkan data yang sama (akan muncul pesan error, jika mengetikkan data yang sama).

Cara Kedua

Dengan cara semi manual, mulai dari pemilihan cell yang akan di filter, sampai pesan error yang nantinya akan tampil, untuk detailnya rekan bisa menyimak penjelasan berikut:

1.        Pilih /blok beberapa sel atau range, kita ambil contoh A1:A21, serta biarkan sel-sel tersebut kosong untuk nanti kita akan mengisinya

2.        Pilih tab menu Data dan pilih Data Validation >> Data Validation. Pada jendela Data Validation atur beberapa kriteria berikut:

Pada tab Setting

Allow : Whole number

Data : not equal to Value : =IFERROR(MODE(A$1:A$21);"") dimana A$1:A$5 merupakan range yang tadi kita pilih/blok

Pada tab Error Alert

Dengan mengisikan tab error alert Berfungsi untuk menampilkan pesan error ketika menginput data yang sama Style : Stop - artinya; menolak jika ada data yang sama Title : Data sudah terinput Error message : Data gagal di input, silahkan ulangi lagi

3. Jika sudah klik tombol OK untuk mengakhiri. Dengan begitu rekan bisa lebih menyaring data yang masuk, sesuai dengan kebutuhan masing-masing.